In diesem Blogbeitrag habe ich 8 Tipps für das Gespräch mit euren Hochzeitsdienstleistern & Co. für euch zusammengefasst zu den Themen Fahrtkosten, Inklusivleistungen, Gesamtkosten, Musik, etc…. Geht es in die Hochzeitsplanung stehen jede Menge Gespräche an und die eigene Hochzeit ist und bleibt ein sehr emotionales Ereignis. Folglich gibt es bei der Wahl der einzelnen Dienstleister, die euch an diesem Tag später begleiten, viele Fragen die zu klären sind.
Mit einer Liste an gezielten Fragen habt ihr einen guten Leitfaden an der Hand, den ihr in jedes Gespräch mitnehmen könnt. Je besser eure Wünsche und Fragen im Gespräch geklärt sind, desto leichter im Anschluss die Entscheidung. Zudem bleiben keine Fragen offen, fällt es viel leichter den Bauch entscheiden zu lassen. Dieser liefert in der Regel die beste Entscheidung, denn er zeigt euch, wo und mit wem ihr euch wohlfühlt. Das ist aus meiner Sicht unglaublich wichtig! Schließlich geht es um euren schönsten Tag bzw. einer eurer schönsten Tage im Leben und ihr heiratet ja auch nicht irgendwen.
Quicktipp 1 die Fahrtkosten
Lasst euch im Gespräch darüber Auskunft geben, ob Fahrtkosten berechnet werden. Wenn ja, fragt, ob sie als Pauschale oder einzeln je gefahrene Kilometer abgerechnet werden. Darüber hinaus, ob Fahrkosten einzig am Tag der Hochzeit anfallen oder etwaig auch für persönliche geplante Gespräche zwischendurch.
Quicktipp 2 Stichwort „Soundsystem“ freie Trauung
Plant ihr eine freie Trauung fragt den/ die Trauredner/in eurer Wahl, ob Lautsprecher und Mikrofon im Preis inbegriffen sind. Ab einer Hochzeit von 50 Personen und insbesondere bei einer Trauung im Grünen oder einer freien Trauung am Strand ist dies empfehlenswert, damit jeder ihr und jeder Gast der Trauzeremonie folgen kann, ohne die Ohren spitzen zu müssen.
Fragt also gezielt nach, wie es sich Bezug darauf mit den Kosten verhält und/ oder ob ihr selbst für entsprechendes Equipment sorgen müsst.
Quicktipp 3 Musik während der Trauung
Musik während der Trauung ist immer eine schöne Begleitung. Fragt in dem Zuge unbedingt nach, ob die Musik über den Lautsprecher des/der Trauredner/in abgespielt werden kann oder nicht. Dies ist keine Selbstverständlichkeit, da das Abspielen von Musik ein Extrapunkt ist, welcher von den RednerInnen unterschiedlich gehandhabt werden kann. Empfehlenswert ist an dieser Stelle die Live-Musik oder der DJ vor Ort, damit die Musikeinlagen harmonisch fließend in die Trauzeremonie eingebunden sind. Haltet euch dabei einen wichtigen Punkt unbedingt vor Augen… Musik LIVE gespielt, kann an nahezu jede Situation individuell angepasst werden. Der Musiker hat die Möglichkeit spontan auf einen Moment, eine Verzögerung zu reagieren und passt seine Begleitung dementsprechend an. Ein Song, der vom Band abgespielt wird, lässt sich in gleichem Umfang weder verlängern noch verkürzen. Habt ihr einen DJ vor Ort gibt es einen gewissen Spielraum, den er nutzen kann. Schaut daher, was euch in Bezug auf Musik wirklich wichtig ist und lasst euch in der Hinsicht beraten!
Quicktipp 4 die Gesamtkosten
Findet ihr auf den Homepages der von euch gewählten Dienstleister keine Hinweise und Preisen & Co. bittet den/ die Dienstleister/in euch ein offizielles Angebot zu schicken. Im Angebot lassen sich nochmal alle im Gespräch besprochenen Punkte zusammenfassen und ihr bekommt damit einen Überblick, welche Kosten auf euch zukommen. Dies ist eine gute Alternative, um den Überblick bei anfallenden Kosten und damit euer Budget im Blick zu behalten.
Quicktipp 5 Ankunft Hochzeitsdienstleister
Insbesondere bei FotografInnen, DJ´s, freien TraurednerInnen & Co., welche am Tag eurer Hochzeit für einen längeren Zeitraum vor Ort, fragt nach wann genau sie planen einzutreffen. Dies ist insbesondere dann wichtig, wenn ihr selbst erst zu Traubeginn vor Ort seid. Viele Dienstleister benötigen ausreichend Zeit für den Aufbau, Soundcheck oder auch für das „sich umschauen“ in der Location. Zudem nutzen sie in vielen Fällen die Zeit davor, für letzte Abstimmungen mit anderen beteiligten Dienstleistern, Personen und der Location. Je nach Anfahrtszeit ist es durchaus möglich, dass eine Übernachtungspauschale anfällt und Verpflegung über den Tag. Fragt im Kennenlern-Gespräch auch in dieser Hinsicht nach, damit am Tag eurer Hochzeit alle Dienstleistungen harmonisch ineinandergreifen.
Quicktipp 6 Anzahlungen bei Hochzeitsdienstleistern & Co.
Die Leistung einer Anzahlung, welche nach erfolgreicher Buchung/ Vertragsabschluss zahlbar ist, ist bei vielen Dienstleistungen üblich. Fragt im Kennenlernen-Gespräch bereits nach, in welcher Höhe diese Kosten auf euch zukommen. Je nach Dienstleistung kann dies mindestens ca. 25 bis 50 Prozent des Gesamtpreises ausmachen. Auf diese Art vermeidet ihr für euch ungeplante Kostenfaktoren zu Beginn der Hochzeitsplanung.
PS: Bei Hochzeitslocations ist der Ablauf teils ähnlich, weshalb es sich auch hier lohnt gezielt nachzufragen, wann welche Kosten anfallen und in welcher Höhe.
Quicktipp 7 Favoriten erstellen und Zeit sparen
Im Zuge eurer Hochzeitsplanung führt ihr etwaig viele Kennenlernen-Gespräche mit Hochzeitsdienstleistern gleicher Branchen. Die Entscheidung hängt folglich manchmal nur an einem Quäntchen/ Detail. Fällt euch die Bauchentscheidung eher schwer, weil ihr eher klare Fakten bevorzugt, ist die Favoritenliste auf dem Portal dafür die perfekte Begleitung. Auf dieser Liste erscheinen nach Erstellung im Download oder Druck verschiedenste Frage-/ und Notizpunkte, welcher ihr ankreuzen und ausfüllen könnt. Mit dieser Planungsliste habt ihr damit zu jeder Zeit einen Überblick in Bezug die von euch gewählten Dienstleistungen.
Quicktipp 8 Unterbringung Hochzeitsgäste
Im Portal gibt es seit Mitte 2023 die neue Kategorie Gästeunterkünfte in der sich Anbieter von Ferienwohnungen sowie Ferienhäuser präsentieren. Das Besondere hierbei ist, das diese Anbieter Hochzeitsgäste auch für zwei bis drei Übernachtungen aufnehmen. Langfristig findet ihr hier weitere Anbieter, welche in der Hinsicht ihre Ferienobjekte zur Verfügung stellen. So habt ihr die Möglichkeit eure Hochzeitsgäste in der Nähe unterzubringen, wenn es bei euch nicht passt oder zu beengt ist. Zudem, in der Hochzeitsnacht ist man doch auch eh gerne allein zu Haus, um in Ruhe auszuschlafen nach rauschenden Party!
